Categories
Uncategorized

Cara memproses penggajian – langkah demi langkah

Memproses penggajian bukan hanya tentang memberi kompensasi kepada karyawan Anda. Ini adalah bagian dari menjalankan bisnis Anda secara legal — menurut undang-undang negara bagian dan Fair Labour Standards Act (FLSA). FLSA memiliki beberapa persyaratan yang sesuai dengan proses penggajian Anda — mulai dari melacak waktu karyawan di tempat kerja hingga pencatatan. Anda sebaiknya mengingat peraturan tersebut saat menetapkan proses penggajian.

  1. Pilih sistem penggajian

Ada tiga sistem penggajian dasar: penggajian manual, penggajian yang dialihdayakan, dan perangkat lunak penggajian.

Penggajian manual diproses dengan tangan, biasanya di atas kertas atau di spreadsheet. payroll software
Penggajian outsourcing berarti mempekerjakan orang lain untuk mengurus segala sesuatu mulai dari pajak gaji hingga pembukuan.
Perangkat lunak penggajian bervariasi menurut paket atau produk. Sebagian besar menawarkan segalanya mulai dari bantuan penggajian dasar hingga layanan penggajian tambahan yang mungkin mencakup pelacakan waktu atau bahkan layanan SDM. https://dramallama.id/
Sebelum Anda berkomitmen pada satu sistem di atas yang lain, pertimbangkan faktor-faktor seperti pertumbuhan bisnis, tunjangan karyawan, dan kompleksitas pajak dan undang-undang penggajian negara bagian Anda. Semakin rumit komponen dan penghitungannya, semakin besar kemungkinan Anda ingin membeli perangkat lunak penggajian atau melakukan outsourcing penggajian sama sekali.

  1. Buat kebijakan penggajian

Sebelum Anda membuat kebijakan penggajian, tinjau undang-undang ketenagakerjaan setempat, undang-undang lembur negara bagian, dan undang-undang ketenagakerjaan federal. Pelanggaran FLSA yang paling umum adalah lembur yang tidak dibayar, yang dapat terjadi secara tidak sengaja jika Anda tidak mengetahui aturannya.

Berikut beberapa hal lain yang perlu disertakan dalam kebijakan penggajian Anda:

Tanggal pembayaran, termasuk lamanya setiap periode pembayaran, dan kapan Anda membayar karyawan setelah itu.
Bagaimana Anda akan membayar karyawan — dengan setoran langsung atau cek kertas. aplikasi payroll
Pemotongan dan pemotongan gaji dan bagaimana manfaat yang Anda tawarkan akan memengaruhi gaji karyawan.

  1. Kumpulkan informasi karyawan

Jika Anda memiliki karyawan, Anda juga harus memiliki W-4, I-9, dan pemotongan negara bagian mereka. Dokumen-dokumen ini akan memberi Anda informasi pribadi setiap karyawan, nomor Jaminan Sosial, dan status pengajuan pajak. Jika penggajian Anda mencakup hal-hal seperti asuransi kesehatan karyawan atau tabungan pensiun, Anda memerlukan dokumentasi yang menunjukkan bahwa karyawan tersebut telah menyetujui pemotongan tambahan. Terakhir, jika Anda berencana menawarkan setoran langsung, sekaranglah waktunya untuk mendapatkan persetujuan karyawan dan mengumpulkan informasi perbankan mereka. sistem payroll

  1. Siapkan setoran langsung

Setoran langsung tidak gratis, tetapi nyaman bagi karyawan dan atasan mereka, jadi itu umum. Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat menyiapkan setoran langsung melalui bank bisnis Anda secara langsung atau penyedia layanan penggajian Anda. aplikasi gaji

Jika karyawan Anda telah memilih setoran langsung, mereka harus memberi Anda beberapa informasi. Ini termasuk nama bank mereka, nomor rekening mereka, jenis rekening mereka (cek atau tabungan), dan nomor perutean bank mereka. Setelah Anda memiliki semua itu, langkah selanjutnya adalah mentransfer informasi itu ke perangkat lunak penggajian atau bank Anda.

  1. Buat sistem pelacakan waktu

FLSA mewajibkan pemberi kerja untuk menyimpan catatan jam kerja yang akurat untuk semua karyawan yang tidak memiliki pengecualian. Dalam kebanyakan kasus, “nonexempt” mencakup karyawan per jam. Salah satu cara untuk menyimpan catatan tersebut adalah dengan melacak jam kerja secara manual dan meminta karyawan untuk mencatat kapan jam masuk dan keluar. aplikasi slip gaji

Jika tidak, Anda dapat mencoba perangkat lunak pelacakan waktu yang menyimpan catatan absen karyawan untuk Anda. Apa pun pilihannya, Anda tentu ingin melatih karyawan untuk melacak waktu mereka secepat mungkin.

  1. Kumpulkan lembar waktu karyawan

Selamat — Anda telah mencapai akhir periode pembayaran! Saatnya menjalankan penggajian pertama Anda, yang berarti inilah waktunya untuk mengumpulkan kartu waktu karyawan. Jika itu adalah kartu waktu kertas, Anda perlu meluangkan waktu menambahkan jam, memeriksa kesalahan, dan menyalin nomor ke catatan penggajian Anda. Jika kartu waktu digital, sekarang saatnya untuk mengimpornya ke perangkat lunak penggajian Anda. Bergantung pada produknya, lembar waktu tersebut mungkin sudah ada di dalam perangkat lunak penggajian Anda, menunggu persetujuan. aplikasi penggajian karyawan

  1. Menyetujui dan menyerahkan penggajian karyawan

Persetujuan adalah langkah terpenting saat menjalankan penggajian untuk karyawan per jam. Ini adalah kesempatan Anda untuk memastikan semua jam kerja masuk akal, jadi penggajian akurat. Setelah Anda menyetujui semua kartu waktu karyawan, Anda siap menjalankan penggajian dan mengeluarkan pembayaran kepada karyawan.

  1. Laporkan dan perbarui catatan penggajian

Setelah cek keluar, sekarang saatnya memperbarui catatan penggajian Anda. Catatan tersebut harus menunjukkan bahwa Anda telah memotong pajak penghasilan federal, Jaminan Sosial, dan Medicare dari gaji karyawan. Anda juga harus menunjukkan kontribusi pajak yang telah Anda berikan.

Catatan penggajian juga penting untuk alasan lain. Misalnya, Diskriminasi Usia dalam Undang-undang Ketenagakerjaan (ADEA) mewajibkan pemberi kerja menyimpan semua catatan penggajian selama tiga tahun. Informasi tersebut harus mencakup semua program tunjangan karyawan (termasuk pensiun atau asuransi) dan sistem senioritas atau prestasi tertulis apa pun.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *